O sistema recebe os demonstrativos de serviços, lê as informações sozinho, leva cada um ao prestador certo, confere a nota fiscal que ele devolve e registra cada passo.
Cada demonstrativo percorre o mesmo caminho. A empresa cuida do começo e do fim; o prestador confirma o que recebeu e envia a nota.
Os PDFs dos demonstrativos entram em lote.
Prestador, competência, horas e valores são identificados.
Ele confere e aprova, ou contesta com o motivo.
Anexa o PDF; o sistema lê e confere os dados.
Compara demonstrativo e nota; aprova ou devolve.
O resultado aparece no painel dele, com o motivo se houver devolução.
A equipe seleciona os PDFs exportados pelo sistema do DP, até 100 de uma vez, e o Omnisis processa tudo sem digitação.
O sistema lê o texto do PDF e identifica os dados do demonstrativo.
| Cód. | Descrição | Quantidade | Valor |
|---|---|---|---|
| 3500 | Plantões diurnos | 120,00 | R$ 15.600,00 |
| 3510 | Plantões noturnos | 96,00 | R$ 17.280,00 |
| 5998 | Acréscimo NF | 18,50 | R$ 6.475,00 |
| Valor da nota | R$ 39.355,00 | ||
Exemplo com dados fictícios do tipo de informação que o sistema extrai.
O prestador entra com o próprio login e vê somente os seus demonstrativos, em um painel com o que está pendente, aprovado ou contestado.
Com o demonstrativo aprovado, o prestador anexa o PDF da nota. Antes de enviar, o sistema lê a nota e confere:
Quando algo não confere ou não pôde ser lido, o prestador recebe um aviso claro e corrige antes de enviar, o que evita nota errada chegando ao Núcleo Fiscal.
As notas enviadas ficam numa fila de conferência. A equipe vê, lado a lado, o valor do demonstrativo e o da nota, com as diferenças destacadas, e abre os dois PDFs.
O resultado fica no painel do prestador: nota em análise, aprovada ou devolvida. Se foi devolvida, ele vê o motivo, corrige e reenvia a mesma nota. O ciclo se repete até a aprovação.
Dois status andam juntos: o do demonstrativo e o da nota fiscal. Tanto o prestador quanto o Núcleo Fiscal enxergam os mesmos nomes.
O prestador responde com aprovação ou contestação; só depois de aprovado ele pode enviar a nota.
A devolução sempre traz o motivo, e o reenvio substitui a nota anterior.
Quantos demonstrativos estão pendentes, aguardando nota, contestados ou com nota enviada, e quantas notas estão em análise, aprovadas ou devolvidas, com filtro por mês e por status.
O sistema cruza as NFS-e emitidas no mês pelos prestadores com os demonstrativos e lista as que ainda não têm demonstrativo vinculado, com quantidade e valor.
Relatório dos demonstrativos e relatório de conferência das notas, respeitando os filtros da tela, prontos para arquivar ou enviar.
Um demonstrativo importado por engano pode ser excluído, com confirmação, junto com o PDF e as contestações, e importado de novo.
Toda ação importante é registrada com quem fez, quando e o quê:
A consulta filtra por período, ação e busca, e gera relatório em PDF.
Importar demonstrativos, operar o Núcleo Fiscal e consultar o log são permissões separadas. Cada pessoa da equipe vê só o que o seu papel exige.
O acesso do prestador é limitado aos próprios demonstrativos, notas e contrato. Não há como consultar dados de outro prestador.
A gestão de contratos acompanha o fluxo: o mesmo prestador que recebe demonstrativos tem o contrato e a vigência controlados no sistema.
Objeto, valor, forma de pagamento, vigência, reajuste, rescisão e responsável, com o PDF do contrato anexado.
Renovação de prazo, alteração de valor ou acréscimo de serviços, sem perder o contrato original. A vigência e o valor atuais já consideram os aditivos.
A equipe e o próprio prestador são notificados quando o contrato está perto do fim. O prestador também vê a vigência no painel dele.
Ao enviar o PDF do contrato, o sistema sugere os campos do cadastro e um resumo, inclusive para documentos escaneados. Sempre com conferência de quem cadastra antes de salvar.